प्रायः यह देखा जा रहा है कि किसी विद्यालय/कार्यालय में कोई अप्रिय घटना घटने पर सम्बन्धित मुख्य शिक्षा अधिकारी द्वारा महानिदेशालय / निदेशालय स्तर पर अवगत नहीं कराया जा रहा है/ विलम्बतः अवगत कराया जाता है। ऐसी स्थिति में विभिन्न दैनिक समाचार पत्रों/सोशल साइट्स के माध्यम से सम्बन्धित घटना संज्ञानित होती है तथा तात्कालिक रूप में उच्च स्तर से घटना की जानकारी लिये जाने पर वास्तविक स्थिति से अवगत कराने में कठिनाई होती है, जिससे विभाग की छवि भी खराब होती है।
अतः निर्देशित किया जाता है कि प्रथमतः यह सुनिश्चित कराया जाय कि किसी भी विद्यालय/कार्यालय में कोई भी प्रतिकूल प्रस्थिति उत्पन्न न हो/अप्रिय घटना न घटे। यदि कोई अप्रिय घटना घटित होती है, तो मुख्य शिक्षा अधिकारियों का दायित्व होगा कि बिना विलम्ब किये अधोहस्ताक्षरी को दूरभाष से अवगत करायें। साथ ही घटना स्थल का स्वंय या अधीनस्थ स्तर के अधिकारियों के माध्यम मिस्थलीय निरीक्षण कराते हुये लिखित आख्या उपलब्ध करायें।
